Tutkimustoiminnan tietosuojaseloste

(päivitetty 23.09.2026)

Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka RTS-konserni käsittelee henkilötietoja RTS-konsernin, sen säätiön taikka yhtiön tutkimushankkeisiin liittyen esimerkiksi tutkimusverkoston asiantuntijoilta asiantuntijanäkemyksiä selvittäessään, tutkimushankkeiden yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellessään sekä muunlaisiin tutkimukseen liittyviin toimeksiantoihin liittyen (esimerkiksi materiaalin tuottamista koskevan sopimuksen puitteissa).

Selosteen kattaman käsittelyn piirissä ovat henkilöt, jotka toimivat tutkimuksen asiantuntijoina tai haastateltavina, jotka ovat tutkimusyhteistyökumppanitahon edustajia tai työntekijöitä taikka jotka ovat tutkimuksen tekoon tai tutkimuksen kirjoittamistehtäviin liittyvässä toimeksiantosuhteessa RTS-konserniin. Seloste kattaa myös tutkimukseen osallistuvien henkilöiden, haastateltavien ja sopimuskumppanien lisäksi myös potentiaaliset tutkimukseen osallistuvat asiantuntijatahot ja sopimuskumppanit.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”Tietosuoja-asetus”) asettamien vaatimusten mukaisesti. RTS-konserni on sitoutunut noudattamaan Tietosuoja-asetuksen ja muun tietosuojaa koskevan lainsäädännön velvoitteita.

 

  1. REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOSUOJAVASTAAVA

Rekisterinpitäjät: RTS-konserni, sisältäen

– Rakennustieto Oy, y-tunnus 0113188-9

– Rakennustietosäätiö RTS sr, y-tunnus 0201937-0

– ET-INFOkeskuse AS, y-tunnus 10067459 (Viro)

– Rakennustietomalli Oy, y-tunnus 3178368-5

jäljempänä ”RTS-konserni”

Osoite Malminkatu 16 A, 00100 HELSINKI
Puhelin 045 4900 747

Tietosuojavastaava: Lawder Oy, yhteyshenkilönä: Kristina Hännikäinen, varalla Marjut Jensén Sähköposti tietosuojavastaava@rakennustieto.fi

 

  1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään tutkimushankkeisiin liittyen, mm;

  • tutkimusverkoston asiantuntijaverkoston luomiseen, ylläpitämiseen, hallinnointiin, ja informoimiseen tutkimuksista
  • tutkimushankkeiden hoitamiseen ja hallinnointiin
  • asiantuntijanäkemysten keräämiseen
  • kyselyiden toteuttamiseen
  • viestintään
  • tiedusteluihin vastaamiseen sekä asiantuntijoiden kontaktointiin
  • tutkimushankkeiden yhteistyökumppanuussuhteiden solmimiseen, hallinnointiin, sopimusvelvoitteiden noudattamiseen, RTS-konsernin sopimusperusteisten oikeuksien toteuttamiseen ja sopimussuhteiden hoitamiseen
  • tutkimukseen liittyviin toimeksiantoihin ja palveluhankinnoista sopimiseen liittyen
  • tutkimukseen liittyvien tapahtumien järjestämiseen
  • RTS-konsernin toiminnan ja RTS-konsernin palveluiden kehittämiseen
  • Tutkimustulosten julkistamiseen, analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

Tietoja käsitellään perustuen joko rekisteröidyn antamaan erilliseen, nimenomaiseen suostumukseen, rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen, tai yhteistyökumppanin ja RTS-konsernin välisen sopimuksen valmistelemiseksi tai täytäntöön panemiseksi.

Henkilön antama nimenomainen suostumus henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperuste silloin

  • kun henkilö liittyy asiantuntijaverkostoon,
  • tai osallistuu tutkimukseen;
  • kun tutkimushankkeeseen osallistuneen nimi ja/tai hänen työnantajansa nimi tai muita hänen yhteystietojaan julkaistaan RTS-konsernin verkkosivuilla taikka julkaisussa.
  • Suostumus on käsittelyn oikeusperuste myös silloin, kun käsitellään tietoja ruoka-aineallergioista kokoustarjoiluita varten.

Suostumuksen ohella oikeusperuste voi olla myös sopimus henkilön ja rekisterinpitäjän välillä tai oikeutettu etu.

Myös RTS-konsernin lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen voi olla peruste henkilötietojen käsittelylle. Käsittelemme henkilötietoja varmistaaksemme myös tietoliikenneverkkojen ja IT-järjestelmien turvallisuuden ja estääksemme luvattoman pääsyn tiloihimme. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittelyn perusteena on sekä lakisääteinen velvollisuus että meidän oikeutettu etumme, jotta voimme varmistaa järjestelmiemme ja tilojemme asianmukaisen tietoturvatason.

Tilanteissa, joissa käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, RTS-konserni on tehnyt tasapainotestin ja arvioinut, että henkilötietojen suojaa edellyttävät henkilön edut tai perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä RTS-konsernin oikeutettua etua. Oikeutettu etu voi syntyä, jos henkilön tai henkilön edustaman organisaation ja RTS-konsernin välillä on asianmukainen suhde, esimerkiksi alihankintasuhde tai toimeksiantosuhde. Henkilöiden etuja sekä perusoikeuksia ja vapauksia kunnioitetaan, mitään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja ei käsitellä ja käsittelytoimet ovat henkilöiden kannalta ennakoitavissa.

Käsittelyn peruste voi olla myös sopimuksen täytäntöönpano ja sopimusvelvoitteiden noudattaminen.

Henkilötietoja suojataan asiattomalta pääsyltä tai käsittelyltä kohdassa 7 kuvattujen suojatoimenpiteiden avulla.

 

  1. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT 

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan henkilöltä itseltään. Henkilötietojen lähde voi olla myös organisaatio, johon henkilö on sopimussuhteessa, taikka tieto on voitu saada julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

– yhteystiedot ja perustiedot, esim. nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimipaikka, työnantajan tai muun organisaation yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;

– henkilön työnantaja tai muu organisaatio;

– tieto henkilön roolista organisaatiossa;

– tietoja ammatillisesta asiantuntijuudesta;

–  mikäli korvauksen tai palkkion maksamisesta on sovittu, työkorvauksen tai muun toimeksiantopalkkion, kokouspalkkion tai muun henkilökohtaisen palkkion tai kustannusten korvausten maksamiseksi tarpeelliset tiedot, esim. pankkitiedot ja veroprosentti sekä tiedot osallistumisesta kokouksiin tai muihin tapahtumiin;

– käyttäjätiedot ja salasanat RTS-konsernin järjestelmiin;

– tapahtumien yhteydessä tiedot ruokavaliosta tai allergioista, mikäli rekisteröity ilmoittanut;

– referenssitiedot henkilön aiemmin hoitamista tehtävistä;

– kuva- ja/tai äänitallenne sellaisissa tilaisuuksissa tai konteksteissa, joissa asiasta ilmoitetaan tai sovitaan.

Se, mitä henkilötietoja käsillään kussakin yksittäistapauksessa, riippuu siitä, millainen sopimus-, yhteistyö- tai muu suhde henkilöllä on rekisterinpitäjään.

  1. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

 

  1. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT KOLMANSILLE OSAPUOLILLE 

Voimme luovuttaa henkilötietoja RTS-konsernin sisällä. Toinen RTS-konserniin kuuluva yritys tai säätiö voi myös käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme siirtää henkilötietoja konsernin sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointi tarkoituksessa ja harjoittaaksemme toimintaamme tehokkaasti.

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja niille kolmansille osapuolille, joita käytämme palvelutoimittajina tai alihankkijoina esimerkiksi kutsujen tai kyselyiden lähettämiseksi, tapahtumien järjestämistä ja viestintää varten.

Tarvittaessa voimme myös luovuttaa henkilötietoja lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa kolmansille osapuolille, kuten:

– veroviranomainen ja vakuutusyhtiö; ja

– lakisääteisten työterveyspalveluiden tuottaja silloin, kun henkilö työskentelee RTS-konsernille vuokratyöntekijänä.

Henkilötietojen luovuttaminen voi myös erityisissä tilanteissa olla välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, lainsäädäntöön perustuen, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.

Tutkimustoiminnassa nimi ja yhteystietojesi jakaminen tutkimukseen osallistuville muille osapuolille taikka tutkimusrahoituksen hakemisen yhteydessä voi olla tarpeen.

Informoimme tietopyynnöistä aina myös asianomaista, jos se on lain puitteissa sallittua.

 

  1. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTTAMINEN EU:N/ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE 

Asiantuntijanäkemyksiä kerätään mm. Microsoft Forms-palvelussa ja muilla kolmannen osapuolen yhteistyöalustoilla. Tiedot säilytetään Microsoftin tarjoamissa palveluissa. Microsoftilla on palvelimet EU/ETA-alueella. Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kolmannet osapuolet ja niiden alihankkijat saattavat siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Näissä tilanteissa noudatetaan soveltuvaa lainsäädäntöä (kuten Tietosuoja-asetusta) sekä siinä asetettuja vaatimuksia, kuten esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC).

  1. REKISTERIN SUOJAAMINEN 

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on kussakin tapauksessa pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.  Henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjäkohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Kirjallinen materiaali säilytetään lukituissa kaapeissa ja arkistoitu materiaali säilytetään arkistokaapeissa.

Palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.

 

  1. AUTOMAATTISEN PÄÄTÖKSENTEON JA PROFILOINNIN KÄYTTÖ

Tämän selosteen kattamassa henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjä ei tällä hetkellä hyödynnä automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia. 

 

  1. REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä saada vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että henkilötietoja saa, säilyttämistä lukuun ottamatta, käsitellä ainoastaan suostumuksellasi, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, jos kiistät jonkun henkilötietosi paikkansapitävyyden. Tällöin rajoitamme käsittelyä sen ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tiedot.

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella silloin, kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai RTS-konsernin tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tuolloin voimme käsitellä henkilötietojasi vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen tietosuojavastaava@rakennustieto.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: https://tietosuoja.fi/etusivu.

 

  1. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Viimeisimmän version tästä ja RTS-konsernin muista tietosuojaselosteista löydät osoitteesta http://rakennustieto.fi/tietosuojaseloste